Ratgeber – Digitale Abwicklung

Optimierungsfeld Abwicklung

Gemeinsam mit der Agrarzeitung arbeiten wir derzeit an einer Ratgeberreihe zum Thema digitale Abwicklung. Im ersten Teil haben wir grundlegende Maßnahmen beschrieben, die unabhängig genutzter Systeme und Tools direkt umgesetzt werden können:

1. Lernen Sie Ihre Organisation erneut kennen

Schlüsseln Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern aus Handel, Disposition, Lager und Logistik auf, welche Geschäftsvorfälle innerhalb des Lebenszyklus eines Vertrages stattfinden. Dazu zählen typischerweise:

• Überführung des Kontraktes in das Warenwirtschaftssystem
• Abruf/Bestellung des Vertrages
• Kommunikation zu gelieferten Qualitäten und Mengen
• Abrechnung des Vertrages

Danach steht die Frage, welche Teilprozesse jeweils innerhalb dieser Schritte stattfinden. Welche Personen sind in welche Teilprozesse involviert und welche Systeme werden genutzt? Werden Prozesse vielleicht sogar wiederholt?

Nach dieser Bestandsaufnahme gilt es zu identifizieren, wo im Unternehmen es zu Medienbrüchen und Übergaben innerhalb des gleichen Prozesses kommt. Hierfür eignen sich folgende Fragen:

• Wechselt die personelle Verantwortung innerhalb desselben Prozesses und ist dies zwingend notwendig?
• Werden verschiedene Systeme für aufeinander folgende Prozessschritte genutzt, und lässt sich eins der Systeme ersetzen?
• Werden Prozessschritte wiederholt durchgeführt und resultiert dies aus Gewohnheiten oder harten Anforderungen?

2. Datenaustausch intern und extern optimieren

Ein Ansatzpunkt für mehr Effizienz ist, die technischen Voraussetzungen für den Austausch von Daten sowohl innerhalb der eigenen Organisation als auch mit dem Geschäftspartner zu schaffen. Der Austausch von Daten basiert auf einer Öffnung des genutzten Systems. Erste Anbieter erstellen aktuell Pakete, welche die Kommunikation mit dem Geschäftspartner ermöglichen.

Ein weiteres Hilfsmittel kann in der Automatisierung von Arbeitsschritten bestehen. Automatisierung wirkt sich umso effizienzsteigernder aus, je öfter ein Prozess durchgeführt wird. Haben Sie innerhalb der Disposition – intern und extern – Prozesse entlang des Vertragslebenszyklus, die sich wiederholen? Dann kann dies ein Ansatzpunkt und Priorität sein diese zu automatisieren. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass Sie cloudbasierte Dokumentenablage anstatt des Versands von Dokumenten per E-Mail nutzen. Tauschen Sie oft dieselben Daten mit Geschäftspartnern per PDF aus, nur um diese dann händisch in Excel oder ins ERP-System zu überführen? Tauschen Sie doch direkt Datensätze aus, welche Sie in Ihr System überführen können.